В динамичния свят на електронната търговия, съблюдаването на регулаторните изисквания е ключово за успешното функциониране на твоя бизнес. Одиторският XML файл може да бъде твоят надежден инструмент в този процес, осигуряващ прозрачност и точност в отчитането пред Националната агенция за приходите (НАП).
Одиторският файл може да се използва, когато магазинът ти се отчита чрез Алтернативен режим за регистриране и отчитане на продажбите.
Алтернативният режим позволява на онлайн магазините да отчитат продажбите си пред НАП без да използват физически фискални устройства. Това е възможно, когато клиентите плащат онлайн с кредитна или дебитна карта. Онлайн магазините могат да използват софтуер като Take a NAP, и след това да изпратят задължителната информация за своите продажби.
За всяка продажба, направена онлайн, магазините трябва да издават електронен документ, съгласно Наредба № Н–18, на клиентите. Take a NAP прави това автоматично.
Можеш да НЕ издаваш физически касови бележки от касов апарат, когато се възползваш от Алтернативния режим и магазинът ти не приема плащания в брой. Като удобен заместител, можеш да интегрираш плащания чрез Пощенски паричен превод – услуга, която предлагат Еконт, Спиди и др. Така клиентите ти могат да плащат в брой при доставка, но нямаш нужда от касов апарат.
За всеки отчетен период магазините предоставят на НАП файл в XML формат с данни за всички свои продажби. Така процесът на продажба и отчитане става по-лесен и ефективен за собствениците на електронни магазини, а и за счетоводителите.
Какво изобщо са XML файл и XSD схема?
XML е вид език, който помага на компютрите да разберат и обменят информация по лесен начин. Представете си, че искате да кажете на друг компютър колко продажби сте имали през деня. XML ви позволява да организирате тази информация по такъв начин, че другият компютър лесно да я разбере.
XSD схемата е като правилник, който казва как трябва да изглежда информацията във XML файла. Например, XSD схемата може да каже, че датата трябва да е във формат “ден/месец/година” и сумата от продажбите трябва да е число.
Когато става въпрос за отчитане пред Националната агенция за приходите (НАП) в България, вие подавате специален XML файл с информация за продажбите си. XSD схемата помага на НАП да провери дали файлът, който сте подали, е написан по правилния начин и съдържа всичката нужна информация.
Какво представлява одиторският XML файл?
Одиторският XML файл е стандартизиран документ, който се генерира и подава електронно към НАП всеки месец. Той включва детайлна информация за всички транзакции, осъществени през съответния период, и помага на агенцията да проследи финансовата активност на твоя магазин.
XML файлът е като един голям формуляр, който се попълва с данните за продажбите ти, а XSD схемата прави проверка, която се уверява, че сте попълнили формуляра правилно преди да се изпрати до НАП.
Подаването на точен и навременен одиторски XML файл не само спазва законовите изисквания, но и подобрява твоя корпоративен имидж. То показва на регулаторните органи и на твоите партньори, че водиш отговорен и прозрачен бизнес.
Практически съвети за подготовка и подаване на одиторски XML файл
- Внимателно проверявай данните: Преди да подадеш XML файла, увери се, че всички данни са точни и актуални.
- Използвай надежден софтуер: Избери софтуер, който автоматизира процеса на генериране и подаване на XML файла, и ти спестява време и усилия.
- Съблюдавай сроковете: XML файлът трябва да бъде подаден между 1-во и 15-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. Не пропускай тези срокове, за да избегнеш санкции от страна на НАП.
Можеш лесно да делегираш на Take a NAP и своя счетоводител всички изброени стъпки по-горе. Нашият софтуер ще се грижи всичко да бъде точно с данните за твоите продажби, а твоят счетоводител ще проверява одиторския файл и ще го подава към НАП.
Чрез Алтернативния режим свеждаш до минимум необходимостта от комуникация между теб и счетоводството, като същевременно спестяваш много време и нерви на счетоводителя си.
С правилното планиране и внимание към детайлите, одиторският XML файл може да се превърне в твой надежден инструмент за успешно отчитане пред НАП, което на свой ред ще допринесе за стабилността и растежа на твоя дигитален бизнес.
Как и къде се подава одиторският файл?
Стандартизираният одиторски файл се подава чрез специализираната електронна услуга на НАП, която е достъпна след автентикация с квалифициран електронен подпис (КЕП). Звучи сложно? Не се притеснявай, защото счетоводителят ти вече има този достъп.
НАП предлага XSD схема и примерен XML файл, които може да използваш като примерни материали при създаването на своите одиторски XML файлове.
Техническите изисквания за XML файловете са дефинирани в Наредба №Н-18/2006 г., като в нея са включени спецификации за структурата на файла и информацията, която трябва да съдържа.
Важно е да се отбележи, че през 2021 г. е извършена промяна в XSD схемата за подаване на стандартизиран одиторски файл. За твое улеснение Take a NAP следи за такива промени и актуализира своя софтуер възможно най-скоро.
Чрез комбинирането на технически знания, правилния софтуер и редовна комуникация с вашите счетоводители и юридически съветници, може да оптимизирате процеса на отчитане и да улесните взаимоотношенията си с Националната агенция за приходите.
Добре, супер, как да започна?
Ситуацията „Как да го свържа, бе, младеж?“ ли е? Няма проблем, по-надолу сме написали накратко какво трябва да направиш.
Първата стъпка е да се свържеш със своя счетоводител и да му кажеш, че искаш електронният ти магазин да се отчита пред НАП чрез Алтернативен режим за регистриране и отчитане на продажбите. Той ще ти обясни какво е необходимо и дали е възможно спрямо текущите операции в бизнеса ти.
Втората стъпка е магазинът ти да получи уникален номер от НАП, който да асоциира одиторските файлове и електронните документи с него.
Уникалният номер се получава след подаване на декларация за нов електронен магазин в портала за електронни услуги на НАП. За там трябва да имаш КЕП (квалифициран електронен подпис). Счетоводителят ти може да поеме всичкото това.
Ако използваш Take a NAP, третата стъпка е да свържеш магазина си с нашия софтуер. В момента официално поддържаните от нас платформи са Shopify и WooCommerce.
Регистрирайки се в Take a NAP, получаваш и 14-дневен безплатен пробен период. Можеш да започнеш още сега от тук:
Най-накрая е необходимо да конфигурираш магазина си в Take a NAP по начина, по който искаш. Постарали сме се да дадем възможно най-голям избор от конфигурации, за да можем да обхванем всяко тълкуване на Наредба № Н–18. Препоръчваме счетоводителят да ти помогне.
Конфигурирането е лесно, бързо, а Take a NAP ти дава и практически съвети на всяка стъпка от процеса.